こんにちは。パソ楽サポートです。

広島市にあるアトリエ教室を個人経営されている「なんだか楽しいアトリエ」様のアプリ導入事例をご紹介します。

ご相談の背景

・毎日の授業進行だけでも大忙しなのに、事務作業も全て1人でこなさなければならない

・紙ベースでの書類管理に大変な手間と時間を要している

・小規模事業のため低コストでのDX化を実現したい

今回はこのアプリの中でも、Googleフォームを使った入会申込の希望から入会までの業務フローをピックアップしてお伝えします。

「入会したいです」

口コミやSNSを見た保護者の方から、直接電話やDM等からお問合せが入ります。（対象は小学生までのお子様）

入会受付の際、お聞きするべき情報は決まっていて、いくつかあります。

お名前、性別、年齢、連絡先、ご希望の曜日やクラスなどです。

希望クラスの定員を越える場合には、先着順で案内することになるので、申込受付日も記載しておく必要があります。

もちろん申し込む保護者の方にも都合がありますから、こういったお問い合わせはいつ何時くるかわかりません。

その度に先生が自ら手元にある紙や携帯などに内容を手書きでメモしていたそうです。

そうして、このメモを別の台帳等にまとめるという作業が発生します。

エクセルのデータでも、携帯のメモ帳でも、紙でも、管理する方法はいくらでもあろうかと思いますが、この「別の何かへの転記作業」

これは、大変な手間です。

外出先でメモをした場合には、家へ戻りまとめている台帳を探して忘れずに記入しなければなりません。

几帳面な性格の人なら、忘れずにメモを書き写しても、他に忘れていないか心配で眠れないかもしれません。

他にも聞いておきたい項目を聞き忘れる。再度連絡が必要になるなどというケースも起こるかもしれません。

「この間月曜クラスで申し込んだけど、やっぱり火曜日クラスに変更したい。」など、保護者からの変更要望にも対応しなければならない。

これを手作業で一つ一つ対応していては、とっても大変です。

そこで、アプリを使って仕組み化しました。

Googleフォームから保護者が一つ一つ回答していくことで、申し込みが完了します。

運営側（アトリエ教室の先生）は最初にこのGoogleフォームへのリンク先をお伝えすればいいだけなのです！

さらに、保護者が回答する内容がそのままアプリに転記されればかなり楽になります。

名前の変換ミスや打ち間違い、あるいは電話番号の聞き間違いのリスクが減りますし、Googleフォームから回答の必須項目を設定できるので、「メールアドレスを聞き忘れた！」「電話番号欄に回答がない」といった入力漏れを防げます。

携帯からいつでも申し込みができるようになるのは、申し込む側にとってもメリットがありますよね。

そして申し込みフォームを回答して送信しますと、Googleフォームの回答内容を反映してくれ、アプリから確認できるようになるのです！

下記はモバイルから見たアプリのスクリーンショット画面です。

入会希望者の中で、未入会者のリストを作っていて、新規の申し込み者はそこにされます。

曜日の変更なども、このように管理できます。

※正確には、スプレッドシートやエクセルデータなどを経てアプリと連携するので

Googleフォーム→Googleスプレッドシート→GoogleAppSheet　となります。

保護者からの申込完了時、アトリエ教室のメールにはGoogleフォームから入会申込があった旨の通知が届きます。

このようにして、先生は一切の転記・記載をせずに新規入会の受付ができるようになりました。

その後は個別に申込者へご案内するという流れです。

あらゆる情報にアプリから確認にアクセスできるようになります。

定員オーバーだった教室から退会者が出れば、受付順に電話をしたり、メールをしたりすることができるようになるのです。

以上、入会受付から入会までの流れが正確かつスムーズに効率化できる事例でした。